Bu yazıda sizlere, şirketlerin iş süreçlerini tanımlarken ya da ölçümlemeye çalışırken yaptıkları çok temel bir hatadan bahsedeceğim.
Danışmanlık hizmetlerimizle ilgili bize başvuran şirketlerden çokça gelen taleplerden birisi iş süreçlerinin verimli hale getirilmesi.
“Biz şu kadar kişiyle çalışıyoruz ancak çalışanlarımızın verimini ölçemiyoruz.“
“Üretimde teknik olarak bir eksikliğimiz yok ancak ne kadar verimli çalıştığımızı bilmiyoruz.”
“Verimimizin düşük olduğunu biliyoruz ancak iyileştirmek için ne yapabiliriz?”
“Depoda şu kadar kişi var ancak günde anca şu kadar sevkiyat yapabiliyoruz.”
“Filanca sürecimizi hızlandırmak istiyoruz.”
Bunlar gibi argümanlar aslında şirketin gösterdiği ve yöneticilerin farkına vardıkları semptomlar. Bizim işimiz de temelde bunlara benzer ya da benzemez semptomlarla gelen şirketlerin iş yapış şekillerini yönetsel, örgütsel, süreç ve bilgi yönetimi açısından analiz edip yeniden modelleyerek şirketin rekabetçiliği ve karlılığına katkıda bulunmak.
İş süreçleri, bir işin yapılması için, yapılışı sırasında karşılaşılması muhtemel durumlara yönelik izlenecek yöntem ve adımların yanı sıra, bu işin ve işin adımlarını yapacak kişilerin başarılarını ölçümleyecek kriterlerin bütünüdür. Yani sadece bir prosedürden ibaret değildir. Bir sürecin başarı kriterleri de belirlenmiş olmalı. Süreç verimlilikleri bu başarı kriterleri ile ölçümlenmeli.
Ancak iş süreçleri tanımları birçok şirkette sadece kalite belgeleri için gerekli dökümanlar olarak görüldüğünden bu kriterler ya tanımlanmaz ya da faydalı olmaktan çok uzaktır.
Bu yazıda ise çok daha önemli bir konuya, çok daha temel bir noktaya değineceğiz. Bu konuyu gözünüzde canlandırabilmeniz için seçtiğim süreç, birçok şirkette ay ve yıl kapanış dönemlerini uzatan, özellikle muhasebe departmanlarının çok şikayetçi oldukları Fatura kontrol süreci!
E-fatura sistemine geçilmesi ile birlikte birçok şirket tarafından dijital bir ortama taşınmış olan bu sürecin hızlandırılması ile şirketler dönem karlılık verilerine daha erken ulaşabileceklerine inanırlar. Bu bakış açısıyla haksız da sayılmazlar. Çünkü ayın onunda ay kapanışı hedefleyen bir şirkette ayın dokuzunda Satın alma departmanından gelen bir kucak dolusu fatura muhasebe departmanı için tam bir karın ağrısıdır. “Ay kapanışı yapacağız, bu gece çalışıyoruz.”
Peki bu süreci nasıl hızlandırabiliriz? Nasıl verimli hale getirebiliriz? OCR tabir edilen teknoloji muhasebenin önüne gelen kağıt faturaların ya da imzalanmış e fatura çıktılarının sisteme aktarılabilmesini oldukça hızlandırabilecek, görseli metne ve hatta doğru veriyi ERP ya da Muhasebe yazılımınızdaki doğru alana yazabilecek yazılımların önünü açmıştır. Bunlardan faydalanabiliriz mesela. Ya da satın alma departmanının E- faturaları portaldan ya da erp ekranından onaylamasını sağlayarak süreci hızlandırabiliriz. Bunların yanında bir de her çalışanın sorumluluk alanındaki evrakları belli bir tarihe kadar onaylamasını ya da işlemesini onların performans kriteri haline de getirebiliriz. Bu kriterleri performans görüşmelerinin, icra kurullarının gündemi haline de getirirsek daha verimli bir fatura kontrol süreci elde etmiş oluruz. Böylece faturalarımız çok daha kısa sürede onaylanmış ve kayıt edilebilir hale gelmiş olur. Biz de ay kapanışını daha erken yaparak dönem karlılığı gibi şirketimizin en önemli performans kriterlerinden birine daha erken ulaşmış oluruz.
Peki bir soru: bu sürecin verimliliği ve hızı gerçekten bu kadar önemli mi?
“Nasıl yani? Bir yönetim danışmanı bir sürecin verimli olup olmamasına nasıl önemsiz diyebilir? Her süreç verimli olmalıdır.”
İşte daha önce bahsettiğim şirketlerin ve yöneticilerin yaptığı en temel hata da budur. Esası değil, usulü yüceltmek.
Peter Drucker bu konuyu çok sevdiğim bir sözü ile özetlemiştir: “Aslında yapılmasına hiç gerek olmayan birşeyi çok verimli bir şekilde yapmak kadar gereksiz bir eylem yoktur.”
Fatura kontrolü nasıl gereksiz olabilir anlatayım:
Bir fatura temelinde
Müşteri ve tedarikçi ile ilgili bilgiler, Ödeme Şekli ya da vadesi, Ürün, Miktar, Birim Fiyat, Para birimi, vergi oranları, iskontolar gibi verilerden oluşur. Peki bu fatura neden kontrol edilir ve onaylanır?
Faturadaki bu veriler ile anlaşılan şartlar ve gerçekte teslim alınan ürün ya da hizmetin nevi, miktarı gibi hareketlerin örtüşüp örtüşmediğinin sorumlusu tarafından teyidi, bazı şirketlerde de birim yöneticisinin ya da genel müdürün bu gibi alımları denetleyebilmesi için.
Amaç çok güzel ancak yöntem yanlış. Kontrol edilip onaylananlar neler demiştik? Anlaşılan şartlar ve Gerçekleşmeler. Anlaşılan şartlar dediğimiz; bir ürün ya da hizmetin kimden, hangi birim fiyat, miktar ve ödeme şekli ile alınacağı ya da satılacağı gibi bilgilere itiraz etmek için ya da bunların tespiti için faturanın işlenmesi aşamasına kadar beklemek sizce de biraz geç değil mi? Bu şartlar bir sipariş açılması durumunda zaten siparişin dahilinde olacak olan temel veriler değil mi? Yani biz siparişimizde bu verilerin doğruluğunu sağladığımız ve onayı siparişe verdiğimiz taktirde faturanın bu amaçla kontrolü gereksiz bir hal almaz mı?
“Öyle diyorsunuz da faturanın aynı şartlarda kesildiğini nereden bilelim?” Çok basit, sipariş şartları ile örtüşmeyen bir faturanın işlenmesinin önüne geçerek. Yani faturayı irsaliye ve siparişten oluşturmak zorunda bırakıp, faturayı işleyecek kişiye değişiklik yapma yetkisi vermeyerek. Bu durumda sisteminize sizin onayladığınız siparişlerle örtüşmeyen hiçbir fatura işlenemeyecektir.
“Peki gerçekleşen miktar? Yani faturadaki miktar kadar ürünü teslim aldık ya da teslim ettik mi gerçekten?”
Buna bir soruyla cevap vermek istiyorum. “Faturayı onaylarken bunu denetleyebilmiş oluyor musunuz?” Tabii ki hayır. Bunu ancak sayım sırasında veya müşteri ya da tedarikçiden itiraz gelirse fark edebilirsiniz. Dolayısıyla bu tarafta da kontrolünüzden bir şey kaybetmiş olmazsınız merak etmeyin.
Sonuç olarak fatura kontrolü gibi çok gereksiz bir işi çok verimli şekilde yapmaya çalışmayın. İş süreçleri dizaynı, işlerin çok temelden ve yeniden düşünülmesi şeklinde yapıldığında şirketlerin verimliliklerine çok daha büyük katkılar sağlar. Sadece verimliliğe ve hıza değil, ilk önce etkinliğe odaklanın. Yine Peter Drucker’ın bir sözü ile bitirelim.
“Verimlilik bir şeyi doğru yapmak, etkinlik ise doğru şeyi yapmaktır.”
